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Complejos los problemas operativos de la Carta de Porte

La carta de porte es un documento que, por años, se ha utilizado para amparar el traslado de mercancías dentro de territorio nacional. Antes era regulado por la SCT y ahora el SAT ha asumido la regulación de este instrumento habiéndolo convertido en un documento digital con un amplio detalle de la información. De 32 campos que contenía la carta de porte original, ahora su versión electrónica se integra por más de 180.


Antes se utilizaba sólo en caminos federales, ahora también debe utilizarse en caminos locales, y ya no sólo es para amparar mercancías, ahora se utiliza para el transporte de cualquier bien, aunque no sea con fines comerciales.


Desde que se dio a conocer esta obligación, generó muchas dudas sobre su uso y es fecha que falta claridad en su aplicación. Pero más allá de problemas como el llenado de datos y de la emisión del documento en sí mismo, la experiencia con los clientes arroja una serie de problemas operativos que derivan de esta nueva obligación.


Momento de expedición y cancelación

Uno de los principales problemas son los momentos en que se generan los datos y se expide la carta de porte, que debe ser al inicio del viaje. Esto no es nuevo, la carta de porte siempre se ha tenido que expedir al inicio del viaje. La diferencia es el detalle de los datos y el hecho de que, tratándose de fletes contratados, la carta va ligada a una factura. Si hay un cambio en la carta de porte, la factura debe cancelarse y debe emitirse una nueva. Esto genera problemas administrativos por las reglas de negocio que existen hoy en día. Los procesos de aprobación de una factura, la refacturación e inclusive la cancelación del CFDI que ahora tiene más limitantes, hacen de este un proceso con muchas ineficiencias.


Limitación de sistemas administrativos

Otro de los problemas es la limitación que los sistemas administrativos pueden tener. Muchos sistemas comerciales hicieron adaptaciones con el único objetivo de llenar datos y generar el documento, pero no son en sí una solución de logística. Esto genera una serie de problemas en la práctica. Por ejemplo, algunos clientes nos dicen que, en su sistema, para generar la carta de porte la mercancía debe estar ingresada al almacén. Imaginemos una importación de mercancía que se traslada desde la frontera hasta la bodega: Tengo que ingresar la mercancía al almacén antes de ser importada y a partir de ahí generar la carta de porte, cuando la mercancía apenas viene en camino. Esto puede generar problemas de control de inventarios, registro inadecuado de faltantes o de sobrantes, etc. Es importante evaluar bien la solución tecnológica a implementar antes de tomar la decisión. Podrían estar adquiriendo una nueva carga administrativa, un tema más a controlar en la empresa, o una ineficiencia más, en lugar de tener una herramienta que venga a solucionar la logística de la mercancía.


Intercambio de datos

Otro de los problemas que hemos destacado es el intercambio de datos. Los propietarios son responsables de la información que el transportista va a introducir en la carta de porte. El flujo y el procesamiento de estos datos será un tema crucial en la administración. ¿Cómo van a hacer llegar los datos al transportista? ¿En un Excel, en un correo? Lo ideal que haya un protocolo estandarizado de intercambio de información. Ya en Fiscalia hemos hablado del EDI Carta Porte, que es un protocolo creado por AMITI, es gratuito, de libre uso, que muchos sistemas comerciales ya lo integran, para que tanto generadores de carga como transportistas puedan enviar y recibir información sin necesidad de reprocesar. Es importante que evalúen también este tema cuando implementen su sistema.


Seguridad de datos

La seguridad de los datos es otro elemento más a considerar. El detalle de la información que se plasma en la carta de porte es preocupante, y también lo es el hecho de que esta pueda caer en las manos equivocadas. Se debe evaluar muy bien con quién se comparte esta información, qué protocolos de seguridad se seguirán y qué responsabilidades se van a designar. Esto puede llegar a tener impacto, inclusive, en las primas de seguros que protegen la carga.


Existen, por supuesto, problemas específicos de las empresas que pueden depender de una serie particularidades que deben ser analizada sobre una base de caso por caso.


Conferencia ante la INA

En este sentido, el 27 de enero de 2022, Gustavo Leal Cueva, socio de Leal Benavides y Cía., participó en una conferencia ante la Industria Nacional de Autopartes, A.C., abordando precisamente estas problemáticas y compartiendo experiencias, sugerencias y alternativas con más de 200 asistentes de empresas del ramo de las autopartes.


Un detallado seguimiento a este tema, con la publicación de análisis profundos y oportunos se ha dado en el Centro de Información Fiscal de Leal Benavides y Cía., Fiscalia, a través del Especial Complemento Carta Porte.



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